POSIBILITĂŢILE SOFT-URILOR HR: MITURI ŞI REALITATE
De la primele prototipuri ale sistemelor HR apărute încă în anii 80 ai secolului trecut şi pînă în prezent lucrurile au evoluat foarte mult. Schimbări majore au suferit atît tehnologiile de automatizare, cît şi tehnologiile managementului resurselor umane.
Practica demonstrează că motivul principal al „nemulţumirii” utilizatorilor sistemelor informaţionale în reurse umane constă nu în calitatea sistemului ales, ci în:
• faptul că nu i s-a acordat suficientă atenţie etapei de pregătire în alegerea şi implementarea sistemelor HR
• aşteptările că sistemul va produce o „minune” care de altfel nu se poate întîmpla
Simplul fapt al implementării unui sistem informaţional de HR în companie nu va face ca procesele de administrare a personalului să devină mai eficiente. Pentru a obţine efectul scontat în urma implementării, sistemul trebuie să corespundă cu exactitate proceselor de HR funcţionale din organizaţie.
Pentru a obţine un asemenea efect este necesar a determina mai întîi necesităţile existente şi funcţionalităţile unui sistem care ar conduce la soluţionarea acestora şi abia dupa aceasta va avea loc selectarea sistemului propriu-zis.
Evaluarea sistemelor în ceea ce priveşte corespunderea lor necesităţilor existente trebuie făcută pe blocuri funcţionale: administrarea personalului, statul de plată, recrutarea personalului, instruire etc.
În rezultat, este ales şi implementat acel sistem posibilităţile funcţionale ale căruia corespund într-o măsură mai mare necesităţilor din domeniul hr pe care trebuie să le soluţioneze.
Evoluţia tehnologiei de personal cel mai bine este ilustrată de transformarea „secţiei cadre” în „Serviciul Resurse Umane”. În sfera activităţii managerilor hr intră nu doar componenta de evidenţă dosare personal, ci şi întrebări complexe în ceea ce priveşte motivarea, planificarea carierei angajaţilor, formarea rezervelor de cadre, instruirea şi dezvoltarea personalului etc.
Astfel, la etapa evaluării funcţionalităţii sistemului este foarte important a conveni cu cei ce vor elabora sistemul asupra unei înţelegeri comune în ceea ce priveşte nevoile departamentului hr.
Acele funcţii ca evidenţa dosarelor de personal, calculul salarial, evidenţa statelor de personal etc. sunt la fel de bine realizate de aproape toate soft-urile existente pe piaţa sistemelor informaţionale în domeniu hr. De aceea, aici se va atrage în special atenţia la preţul implementării sistemului în organizaţie şi suportul acordat ulterior, imaginea şi reputaţia producătorului, istoricul, profesionalismul echipei ce furnizează serviciul, perspectivele de dezvoltare a sistemului. Rapiditatea şi acoperirea avînd în vedere companiile ce au un număr de angajaţi ce depăşeşte cifra de 1000. E nevoie să vă asiguraţi că în cazul extinderii statelor sistemul nu va pierde în operativitate.
În ceea ce priveşte automatizarea proceslelor administrative aici lucrurile stau puţin altfel. Deseori aşteptările unor soluţii hr funcţionale nu sunt îndreptăţite. Întrucît necesitatea automatizării proceselor administrative a apărut nu foarte demult, această direcţie se află încă în stadiul de dezvoltare. Aici alegerea unui asemenea sistem ar trebui să fie abordată cu prudenţă aşa cum şi funcţiile administrative sunt foarte specifice în fiecare organizaţie. Astfel, trebuie să existe o concordanţă maximă între algoritmul de analiză a informaţiei existent în organizaţie şi cel oferit de sistem.
Recrutarea personalului
Aici trebuie de conştientizat că nici un sistem informaţional „tipizat” nu va realiza această funcţie la un nivel absolut acceptabil de către angajaţii departamentului hr. Ideea este că sistemele vor efectua selecţia candidaţilor în baza cerinţelor postului. În cazul în care candidatul trebuie să corespundă unor parametri neformali, referitor la calitaţile personale, experienţa de muncă în anumite organizaţii concrete, abilităţi specifice, deţinerea anumitor certificate, experienţă într-un anumit domeniu etc. atunci realizarea acestor operaţiuni presupune o serie de dificultaţi pentru sistem, cu excepţia unor soluţii personalizate - sisteme create la comandă.
Instruirea personalului
Interesul sporit pentru dezvoltarea personală continuă a angajaţilor dictează noi cerinţe faţă de produsele software. Companiile mari au nevoie de sisteme HR capabile să administreze programe complicate de dezvoltare a personalului şi să urmărească performanţele înregistrate. Mai mult decît atît – analiza costului procesului de instruire trebuie să aibă loc pe diferite secţiuni, pentru a putea înţelege care costuri sunt destinate pentru instruirea unui anumit departament, şi care pentru instruirea la o anumită temă sau pentru conlucrarea cu o anumită companie.
Majoritatea HR-sistemelor permite păstrarea unui volum enorm de informaţii despre furnizorii-servicii de instruire, de la programarea cursurilor de formare pînă la istoria de interacţiune cu aceştia. La fel sistemele păstrează date despre instruirea unor candidaţi concreţi.
Evaluarea personalului
Într-un fel sau altul, modulul de evaluare a personalului este prezent astăzi aproape în toate sistemele HR, ce posedă o automatizare funcţională a proceselor administrative. Din păcate, o analiză încrucişată a datelor din baza de instruire şi cea de evaluare a unor candidaţi concreţi ce ar permite crearea automată a unui plan de instruire este încă o chestiune de viitor.
Planificarea carierei şi formarea rezervei de cadre
Soluţiile IT actuale în HR prevăd seturi de instrumente pentru planificarea carierei agajaţilor. Ideea planificării carierei este foarte complicată pentru însăşi angajaţi, nemaivorbind de sistem. De aceea, oricît de solid ar fi sistemul, întotdeauna există posibilitatea ca algoritmul elaborat de dezvoltare a cariei să sufere anumite modificări din diverse cauze.
Modulul de formare a rezervei de cadre nu este prezent în orice tip de soft HR. Ca regulă este vorba despre planificarea diferitor activităţi în acest domeniu şi monitorizarea performanţelor şi rezultatelor.
La selectarea modulului de automatizare a funcţiilor de management nu trebuie să vă limitaţi la materialele de prezentare. Este necesar să testaţi real cu ajutorul unei versiuni demo, cum o sarcină sau alta se realizează în sistem. O astfel de testare a HR sistemului vă ajută să obţineţi o idee despre ceea ce se poate aştepta în mod realist.
De asemenea, este util să se evalueze modul în care documentele generate de sistem satisfac nevoile organizaţiei Dvs. La fel, este important să se ştie ce rapoarte standardizate include sistemul. Numărul mare de rapoarte vorbeşte despre o capacitate puternică de analiză a sistemului. Este necesar de a compara sistemul cu cele existente în întreprindere, şi de a vedea formatul rapoartelor generate.
Procesul de selectare a soluţiilor IT, trebuie să fie un proiect comun, care implică nu numai departament de resurse umane, ci şi specialiştii IT din companie.
|
.gif)
